Persiapan event organizer (EO) sebelum event terjadi benar-benar perlu ditunaikan secara detil dan matang. Event yang terjadi lancar dan berhasil pasalnya menjadi idaman tidak cuma untuk penyelenggara namun terhitung untuk klien. Jika Anda adalah panitia event ataupun EO dan sedang melacak cara berencana event yang sukses, selamat! sebab Anda berada di daerah yang tepat.
Untuk mempermudah Anda, kami merangkum hal fundamental yang perlu dipersiapkan secara lazim serta berdasarkan kategori event. Pertama, mari berfokus terhadap hal lazim yang perlu diperhatikan terutama dahulu sebelum mengadakan event.
Hal Umum Penting yang Harus Diperhatikan Saat Akan Mengadakan Event
Mengapa disebut lazim dan penting? Pada dasarnya, hal-hal yang dapat dibahas adalah lumrah namun tidak mampu disepelekan. Jika tidak dipersiapkan bersama dengan baik maka dapat banyak mengundang persoalan layaknya miskomunikasi antar pihak, kekurangan biaya, sampai event yang berantakan sebab tidak ada rencana cadangan yang mampu turunkan pamor pihak penyelenggara.
Jika Anda udah memahami risiko berasal dari perencanaan event yang tidak matang, maka selanjutnya kami rangkum 8 hal perlu yang perlu Anda persiapkan sehingga event terjadi bersama dengan sukses:
1. Set-Up General Meeting
Tujuan berasal dari general meeting adalah pilih pondasi dan konseptual event. Rapat ini perlu ditunaikan untuk memastikan hal-hal apa saja yang diperlukan dan rencana event apa yang diinginkan oleh klien. Jika general meeting Anda sukses, kemungkinan besar event Anda dapat berhasil sebab Anda berhasil menerjemahkan harapan-harapan klien ke dalam event yang dapat dilaksanakan.
Selanjutnya, hasil berasal dari general meeting yang berwujud kesepakatan-kesepakatan mendasar dapat menjadi blueprint untuk EO dalam merancang acara. Blueprint dapat dibawa ke internal meeting EO untuk diturunkan berasal dari perencanaan konseptual menjadi perencanaan tekhnis dan dibagi kepada tiap tiap divisi dalam tim EO.
2. Perencanaan Anggaran Biaya
Biaya yang dimiliki oleh klien atau penyelenggara untuk membawa dampak acara pasti terbatas. Oleh sebab itu, salah satu hasil berasal dari general meeting adalah perencanaan anggaran biaya. Penentuan anggaran di awal perlu untuk mengontrol pembelanjaan sehingga anggaran tidak melebihi uang yang dimiliki.
Setelah berencana anggaran bersama, tim EO perlu segera membagi anggaran selanjutnya ke tiap tiap divisi. Anggaran digunakan untuk keperluan ongkos operasional persiapan event organizer seperti, penyewaan daerah / gedung, konsumsi, dekorasi, transportasi dan logistik layaknya sound system, souvenir, pengadaan dokumen hand-out print dan name tag panitia atau peserta, sampai fee kecuali mengundang pembicara atau pengisi hiburan.
3. Membuat Check List
Banyak hal yang perlu ditunaikan dalam buat persiapan sebuah event. Agar tidak ada satupun pekerjaan yang terlewat, perlu dipastikan bahwa ketua panitia / project officer, ketua divisi sampai bagian divisi punyai checklist dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Tidak ada checklist mampu menjadi akar persoalan tidak terlaksananya suatu pekerjaan sebab memori ingatan manusia yang terbatas.
4. Pembagian Timeline Kerja
Persiapan event organizer memerlukan kerja mirip tim yang baik. Agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan, perlu dibikin timeline kerja. Dokumen ini memuat jatah tugas tiap tiap bagian tim serta checklist apa saja yang ditunaikan dan ditentukan saat pengerjaannya.
Biasanya terkandung hal-hal yang perlu dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum mengadakan event layaknya penyewaan ruangan / gedung, pemesanan souvenir, menghubungi pembicara atau pemateri sampai menghubungi tamu-tamu penting. Jika timeline kerja tidak disusun bersama dengan baik, mampu menjadi hal-hal yang perlu dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana sebab ditunaikan mendekati hari-H.
5. Membuat Rundown Acara
Setiap acara, sehingga terjadi secara sistematis dan terjadwal perlu punyai rundown atau susunan acara yang jelas. Rundown perlu dipersiapkan berasal dari awal setelah general meeting Penyelenggara Acara. Seiring berjalannya waktu, rundown mampu tetap diperbarui sebab tidak semua yang direncanakan terjadi cocok permohonan layaknya wilayah acara berubah, pembicara atau pemateri yang tidak mampu hadir, sampai konten acara yang berubah.
6. Koordinasi bersama dengan Vendor
Sebagian besar event pasti memerlukan pihak ketiga yang mampu memenuhi keperluan event tersebut. Pihak ketiga atau vendor perlu dipilih bersama dengan baik sehingga hal-hal yang diperlukan mampu terpenuhi dan dicari jauh-jauh hari sehingga Anda mampu beroleh harga lokasi, harga dekorasi, harga souvenir layaknya harga name tag panitia-peserta, tas, agenda, dan seterusnya lebih murah. Berikut beberapa vendor lazim yang diperlukan dalam menyelenggarakan event.
6.1 Vendor Makanan atau Catering
Sebuah event pasti memerlukan makanan, bahkan yang diadakan seharian penuh atau bahkan beberapa hari. Pengadaan makanan perlu disesuaikan bersama dengan anggaran ongkos sehingga anggaran tidak defisit. Pastikan vendor makanan punyai track record yang baik, kecuali perlu survei dan bandingkan beberapa vendor penyedia makanan untuk beroleh vendor terbaik.
6.2 Vendor Ruangan / Gedung
Jika klien Anda tidak punyai gedung atau ruangan sendiri tentunya Anda perlu menyewa ruangan di daerah lain bersama dengan budget yang tersedia. Sesuaikan kapasitas ruangan bersama dengan kuantitas orang yang dapat datang dan pastikan fasilitas ruangan lumayan layaknya tersedianya toilet, daerah parkir, mushola, pendingin ruangan yang baik sampai sound system yang memadai. Pemilihan ruangan / gedung terhitung perlu strategis sehingga peserta yang dapat datang tidak sukar dan benar-benar jauh menjangkaunya.
6.3 Vendor Souvenir
Banyak type event yang memerlukan souvenir untuk dibagikan kepada pihak-pihak yang datang dalam event. Souvenir yang bagus dapat membawa dampak event lebih berkesan dan membawa dampak pihak-pihak perihal yang datang merasa dihargai. Souvenir terhitung mampu menjadi kenang-kenangan sehingga event selanjutnya senantiasa teringat.
Souvenir yang berfungsi layaknya souvenir tas, macam type goodie bag spunbond maupun kanvas dan blacu, buku, pulpen dan seterusnya dapat lebih berkesan sebab mampu dipakai kembali. Pilihlah penyedia atau vendor souvenir bersama dengan track record yang baik dan pengerjaan pas saat sehingga souvenir mampu dibagikan terhadap hari-H event.
7. Siapkan Media Promosi
Event Anda bertiket dan mengundang banyak orang? Lakukan promosi dan publikasi di banyak tempat. Media promosi yang mampu dipakai dan relatif tidak mahal adalah tempat digital bersama dengan beriklan, menyebarkan konten promosi ke komunitas dan grup terkait, serta menghendaki influencer untuk mempromosikan acara Anda lewat tempat digital mereka. Semakin bagus promosi yang Anda bikin makan tambah besar kemungkinan acara Anda dapat dikunjungi oleh banyak orang.
8. Lakukan Final Check dan Rencana Cadangan
Karena tidak semua hal yang dipersiapkan dapat terjadi lancar bersama dengan pasti, final check dan pembuatan rencana cadangan perlu ada dalam tahap persiapan event organizer. Untuk kembali mengintegrasikan tugas tiap tiap divisi dan bagian tim, final check dan pembahasan rencana cadangan diperlukan sebelum pelaksanaan acara sehingga tidak ada hal yang terlewat dan tiap tiap orang memahami progres persiapan event secara keseluruhan. Rencana cadangan disusun untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak di idamkan layaknya rundown acara yang mundur, pembicara yang berganti, kuantitas peserta yang berubah, dan lain sebagainya.
admin